¿Qué es UdeWeb Pro?
UdeWeb Pro es la plataforma integral de gestión académica y administrativa que centraliza en un único entorno web todos los procesos críticos de la institución: inscripciones académicas, control de pagos y validación financiera, carga y consulta de calificaciones, gestión del expediente estudiantil, calendario de actividades, estructura curricular y reportería ejecutiva. Diseñada para operar de forma continua, UdeWeb Pro elimina la fragmentación de datos entre departamentos y ofrece a cada actor institucional una visión consistente, actualizada y confiable de la información que le corresponde manejar.
El sistema está articulado en torno a cinco roles con jerarquía progresiva de privilegios. En la base se encuentra el Estudiante, cuyo acceso se limita a su propio expediente, pagos, notas y avance académico. Por encima opera el Empleado, personal administrativo de ventanilla que puede buscar alumnos, validar comprobantes de pago y cargar notas. El Supervisor agrega capacidades de gestión: puede crear usuarios, configurar tarifas y revisar auditorías propias. El Administrador accede a los controles estratégicos del negocio — balance financiero, reportes globales, configuración académica y el log completo de transacciones. Finalmente, el rol Sistemas, reservado al equipo técnico, habilita la parametrización profunda del motor académico, los ajustes globales de plataforma y el acceso irrestricto a todas las secciones.
La filosofía central de UdeWeb Pro es la visibilidad contextual: cada usuario ve única y exclusivamente lo que necesita para cumplir su función. El menú lateral se construye dinámicamente a partir del rol autenticado, de modo que un empleado nunca encontrará opciones de administración que no le corresponden, y un estudiante solo verá su propio universo académico. Este diseño reduce el error humano, protege la privacidad de los datos y agiliza la navegación al eliminar el ruido de funciones irrelevantes. El resultado es una interfaz limpia, dirigida y eficiente para todos los perfiles.
Este manual está organizado por módulos funcionales, siguiendo el flujo natural de operación institucional: desde la configuración inicial del sistema hasta los reportes de cierre de lapso. Cada sección indica claramente qué roles tienen acceso a la funcionalidad descrita, de manera que tanto el personal recién incorporado como los administradores veteranos puedan localizar de inmediato los procedimientos relevantes para su trabajo diario. Se recomienda leer la sección correspondiente al propio rol antes de explorar las secciones de roles superiores, a fin de construir una comprensión progresiva de las capacidades del sistema.
Lista de Inicio Rápido
- Recibir credenciales de acceso (correo y contraseña temporal) del administrador o supervisor asignado.
- Ingresar a la plataforma en la URL institucional e iniciar sesión con las credenciales recibidas.
- Cambiar la contraseña temporal desde Configuracion > Seguridad antes de realizar cualquier otra accion.
- Revisar y completar el perfil de usuario (nombre, contacto y datos relevantes al rol) para garantizar la trazabilidad de las operaciones.
- Identificar en el menu lateral los bloques de funciones disponibles para el propio rol y familiarizarse con la navegacion.
- Estudiantes: verificar el estado del expediente academico, revisar notas y pagos registrados.
- Personal administrativo (Empleado/Supervisor): realizar una busqueda de prueba por cedula para confirmar el acceso correcto a los expedientes.
- Administrador/Sistemas: revisar el dashboard estrategico y confirmar que los lapsos academicos y tarifas esten configurados antes del inicio del periodo lectivo.
- Ante cualquier duda o error, acceder al modulo de Soporte desde el panel principal o contactar al equipo de Sistemas.
Jerarquía de Roles
Rol: Estudiante
Guía Completa del Portal Estudiantil — UdeWeb Pro
Panel de Inicio (Dashboard)
El Panel de Inicio es tu centro de control personal. Cada vez que inicias sesión en UdeWeb Pro, esta es la primera pantalla que verás. En un vistazo rápido podrás saber exactamente en qué punto de tu carrera te encuentras, cuánto debes, cómo van tus notas y qué ha pasado recientemente en tu expediente. Todo está presentado en tarjetas visuales (KPIs) que se actualizan en tiempo real con tus datos académicos y financieros.
Paso a Paso
- 1Inicia sesión en UdeWeb Pro con tu correo institucional y contraseña. Serás redirigido automáticamente al Panel de Inicio.
- 2Observa la sección de KPIs (indicadores clave) en la parte superior. Encontrarás tu Promedio General (escala 0-20, aprobatorio en 10), los créditos (Unidades de Crédito) aprobados vs. los totales de tu carrera, y el monto total de deudas pendientes expresado en dólares (USD).
- 3Revisa el gráfico de dona (donut chart) que muestra la distribución de tus materias por estatus: Aprobadas, Reprobadas, Cursando y Retiradas. Esto te permite tener de un vistazo el estado real de tu historial.
- 4Desplázate hacia abajo para ver la sección de Actividad Reciente, donde aparecen los últimos eventos registrados en tu expediente: pagos procesados, notas cargadas o inscripciones realizadas.
- 5Si tienes deudas pendientes, el sistema mostrará un aviso destacado en rojo. Haz clic en el aviso para ir directamente al módulo Mis Pagos.
- 6Usa el menú lateral izquierdo en cualquier momento para navegar a cualquier otro módulo de tu portal.
- Ahorra tiempo: en menos de 10 segundos sabes si estás al día académica y financieramente sin tener que llamar a ninguna oficina.
- Tu promedio calculado automáticamente sobre la escala 0-20 te permite planificar el esfuerzo necesario para mantener o mejorar tu rendimiento.
- El gráfico de dona te da una perspectiva visual inmediata de tu progreso, ideal para compartir con tu familia o tutor académico.
- Los avisos de deuda te evitan sorpresas: nunca llegarás a un proceso de inscripción sin saber que tienes obligaciones pendientes.
Inscripcion
El módulo de Inscripción es donde formalizas tu participación en el lapso académico activo. El sistema muestra únicamente las materias de la Oferta Académica activada por administración para este período, filtradas además por tu turno y modalidad (Presencial, Virtual o Mixta). Antes de ver la lista de materias debes seleccionar tu modalidad de pago: Contado (un solo cargo) o Crédito (cuota inicial + cuotas mensuales). El sistema verifica automáticamente tus prelaciones, detecta conflictos de horario entre materias seleccionadas y controla el límite de Unidades de Crédito. Al confirmar, genera tu deuda de matrícula de forma automática según la modalidad elegida. Importante: si tienes deudas vencidas, el sistema mostrará un bloqueo que impide el acceso a este y otros módulos.
Paso a Paso
- 1Accede al módulo de Inscripción desde el menú lateral. El sistema verificará primero que no tengas deudas vencidas (morosidad). Si las hay, aparecerá el bloqueo — ver sección "Bloqueo por Morosidad".
- 2Selecciona tu Modalidad de Pago: elige Contado si pagas el monto completo en una sola transferencia, o Crédito si prefieres fraccionar el pago en cuota inicial más cuotas mensuales. Este campo es obligatorio antes de ver las materias.
- 3El sistema cargará la Oferta Académica del período activo, filtrada automáticamente por tu carrera, turno y modalidad. Solo verás materias que la administración ha habilitado para este lapso.
- 4Las materias con prelación pendiente (prerrequisito no aprobado) aparecen bloqueadas con candado. Las materias ya cursando también están bloqueadas.
- 5Marca las materias que deseas inscribir. El contador de UC se actualiza en tiempo real. Si llegas al límite máximo configurado, el sistema te avisa y bloquea selecciones adicionales.
- 6El sistema detecta automáticamente conflictos de horario entre materias seleccionadas. Si dos materias chocan en el mismo bloque horario, verás una advertencia y deberás deseleccionar una.
- 7Haz clic en "Inscribir Materias Seleccionadas". El sistema procesa la inscripción, actualiza los cupos disponibles de cada materia en la oferta y genera tu deuda de matrícula automáticamente.
- 8Si elegiste Crédito: se crea la deuda principal más un plan de cuotas (cuota inicial + N cuotas mensuales según la configuración institucional). Verás el desglose completo en el módulo de Mis Pagos.
- 9Si elegiste Contado: se crea una única deuda por el monto total de la matrícula. Dirígete a Mis Pagos para realizar la transferencia y subir el comprobante.
- 10Revisa el módulo de Mis Notas para confirmar que las materias aparecen con estatus "CURSANDO".
- La Oferta Académica garantiza que solo puedes inscribir materias que la institución habilitó para este período, con profesor, horario y cupos definidos — eliminando inscripciones en materias sin sección activa.
- La detección de conflictos de horario en tiempo real evita que termines inscrito en dos materias que se dictan al mismo tiempo, problema que antes se descubría semanas después.
- La modalidad de pago a Crédito divide el costo en cuotas manejables, facilitando el acceso sin necesidad de desembolsar el monto completo al inicio del lapso.
- La deuda se genera automáticamente en el momento de confirmar la inscripción — no hay que esperar que caja emita un recibo, el cargo ya aparece en Mis Pagos de inmediato.
- La validación de prelaciones y el control de UC protegen tu plan de estudios, evitando errores que podrían retrasar tu carrera por un lapso completo.
Bloqueo por Morosidad
Si tienes una o más deudas con fecha de vencimiento superada y estatus PENDIENTE, el sistema activa automáticamente un bloqueo de acceso sobre los módulos críticos: Inscripción, Aula Virtual (Moodle), Mis Notas, Avance Académico y Mis Reportes. El bloqueo se materializa como un panel rojo que cubre toda la pantalla con el mensaje de morosidad. No es posible saltarlo ni ignorarlo — persiste hasta que la deuda vencida sea regularizada y validada por un empleado administrativo. Es una medida institucional de gestión de cobro y no indica un error del sistema.
Paso a Paso para Resolver el Bloqueo
- 1Cuando aparezca el panel de bloqueo, lee el mensaje completo. Indica que tienes una deuda vencida pendiente de pago.
- 2Ve al módulo de Mis Pagos (que sí permanece accesible para que puedas regularizar). Identifica la deuda marcada con la fecha de vencimiento superada.
- 3Realiza la transferencia bancaria por el monto de la deuda vencida a la cuenta institucional indicada en Mis Pagos.
- 4Sube el comprobante de pago en Mis Pagos con el número de referencia, banco emisor, monto y fecha. El pago quedará en estado POR_VERIFICAR.
- 5Comunícate con el área administrativa (presencialmente o por WhatsApp institucional) para solicitar validación prioritaria, especialmente si el bloqueo interfiere con un proceso urgente como la inscripción.
- 6Una vez que un empleado valide el comprobante y el pago pase a estado VALIDADO, el bloqueo desaparece automáticamente en la próxima carga de página. No es necesario cerrar y abrir sesión.
- 7Si crees que el bloqueo es un error (por ejemplo, tu pago ya fue validado pero el bloqueo persiste), cierra sesión, vuelve a entrar y contacta a Sistemas si el problema continúa.
- Inscripción: No podrás inscribir materias para el próximo lapso mientras tengas deudas vencidas sin pagar.
- Aula Virtual (Moodle): El acceso al enlace del aula virtual queda bloqueado hasta regularizar.
- Mis Notas: La consulta de calificaciones queda bloqueada. Puedes consultar tus notas en el Dashboard mientras tanto.
- Avance Académico: Bloqueado. El progreso sigue siendo visible en el Dashboard.
- Mis Reportes: No puedes descargar ni solicitar documentos académicos oficiales con deudas vencidas.
- Mis Pagos: SÍ accesible. Siempre puedes ingresar a Mis Pagos para subir comprobantes y regularizar tu situación.
Mis Notas
Mis Notas es tu historial académico completo. Aquí puedes consultar todas tus calificaciones, tanto las del lapso actual (materias en estatus CURSANDO) como el histórico de todos los lapsos anteriores. Cada materia muestra su código, nombre, Unidades de Crédito, la nota obtenida (escala 0-20) y el estatus correspondiente: APROBADO, REPROBADO, CURSANDO o RETIRADO. Es la fuente de verdad oficial sobre tu rendimiento académico.
Paso a Paso
- 1Haz clic en 'Mis Notas' en el menú lateral. La página carga en dos secciones claramente diferenciadas.
- 2La sección superior muestra las materias con estatus CURSANDO del período activo. Si hay una nota parcial registrada, la verás junto a la materia; si aún no hay nota, aparecerá una indicación en cursiva.
- 3La sección inferior, 'Historial', muestra todas las materias de lapsos anteriores, agrupadas por periodo académico (lapso) de más reciente a más antiguo.
- 4Identifica el estatus de cada materia por su badge de color: verde para APROBADO (nota igual o mayor a 10), rojo para REPROBADO (nota menor a 10), azul para CURSANDO y gris para RETIRADO.
- 5Para saber tu promedio general, consulta el Panel de Inicio (Dashboard) donde este cálculo es automático y siempre actualizado.
- 6Si detectas un error en una nota, contacta inmediatamente a tu profesor o al área de Control de Estudios. Las modificaciones de notas son auditadas y protegidas por contraseña administrativa.
- Acceso inmediato a tu historial completo sin depender de que una secretaria imprima tu récord: consulta en cualquier momento desde tu teléfono o computador.
- Los badges de color te permiten identificar de un vistazo qué materias aprobaste, reprobaste o tienes pendientes, sin tener que calcular nada manualmente.
- La agrupación por lapso académico facilita el análisis de tu rendimiento por período, para que identifiques en qué semestres tu desempeño fue más alto o más bajo.
- La escala 0-20 con aprobatorio en 10 es claramente visible, eliminando dudas sobre si pasaste o no una materia.
Mi Ficha Académica
Mi Ficha Académica es tu perfil completo dentro de UdeWeb Pro: datos personales, información de contacto, foto de carnet, carrera, facultad, turno, semestre actual y documentos institucionales adjuntos (cédula, partida de nacimiento, título de bachiller, certificado RUSNIE, foto carnet, notas certificadas). También muestra el porcentaje de completitud de tu expediente, que puede afectar ciertos procesos administrativos si está incompleto.
Paso a Paso
- 1Haz clic en 'Mi Ficha Académica' en el menú lateral.
- 2En la parte superior verás tu información básica: nombre completo, cédula, correo institucional, teléfono, fecha de nacimiento, sexo, país de origen y tu foto de carnet si ha sido cargada.
- 3Revisa el indicador de completitud del expediente (porcentaje). Este indicador evalúa 10 campos clave: nombre, apellido, cédula, correo, fecha de nacimiento, sexo, teléfono, país, facultad y carrera. El objetivo es llegar al 100%.
- 4Para actualizar tus datos personales, busca el botón de edición (lápiz) y modifica los campos correspondientes. Guarda los cambios con el botón 'Guardar'.
- 5En la sección de Documentos, verás los 6 tipos de documentos que puedes cargar: Cédula de Identidad, Partida de Nacimiento, Notas Certificadas, Título de Bachiller, Certificado RUSNIE y Foto Carnet. Haz clic en el tipo de documento para subir el archivo correspondiente.
- 6En la sección académica, verás tu facultad, carrera, turno asignado y el semestre calculado automáticamente por el sistema con base en tu historial de calificaciones.
- Un expediente completo al 100% agiliza cualquier trámite administrativo: desde solicitar un documento hasta el proceso de egreso, todo depende de que tu ficha esté actualizada.
- Tener tus documentos digitalizados en UdeWeb Pro significa que la institución siempre tiene acceso a ellos, sin que tengas que llevar fotocopias cada vez que realizas un trámite.
- La foto de carnet integrada en el sistema agiliza el proceso de verificación de identidad para los empleados cuando consultan tu expediente.
- El cálculo automático de semestre basado en tu historial garantiza que tu ubicación académica siempre refleje tu avance real.
Avance Académico
El módulo de Avance Académico es tu mapa visual de la carrera. Te muestra exactamente cuántas Unidades de Crédito (UC) has aprobado del total requerido por tu pensum, el porcentaje de avance, cuántas materias estás cursando actualmente, y el detalle semestre por semestre del estatus de cada materia. Es la herramienta perfecta para planificar cuánto tiempo te falta para graduarte.
Paso a Paso
- 1Haz clic en 'Avance Académico' en el menú lateral.
- 2En la parte superior encontrarás tres KPIs principales: Materias Aprobadas (número total), UC Aprobadas (suma de créditos de materias aprobadas) y tu Promedio General calculado sobre las materias aprobadas.
- 3Observa la barra de progreso que indica visualmente qué porcentaje de la carrera has completado. El cálculo es: UC Aprobadas / UC Totales de la Carrera × 100.
- 4Debajo de los KPIs, el sistema muestra cuántas materias tienes actualmente en estatus CURSANDO.
- 5Desplázate hacia abajo para ver el historial completo de calificaciones organizado por semestre (del primero al último). Cada materia muestra su código, nombre, nota, lapso en que fue cursada y estatus (APROBADO, REPROBADO, CURSANDO, sin período).
- 6Usa esta vista para identificar materias reprobadas que necesitas repetir y planificar qué semestres tienes completamente cerrados vs. cuáles tienen materias pendientes.
- 7Si tu porcentaje de avance es menor al esperado para tu tiempo en la institución, considera hablar con un asesor académico para revisar tu carga por lapso.
- Visualizar tu avance en porcentaje te da una perspectiva real de cuánto camino has recorrido y cuánto falta, lo que es fundamental para planificar tus próximos lapsos académicos estratégicamente.
- La vista por semestre te permite identificar de forma precisa qué materias de semestres anteriores tienes pendientes (reprobadas o no cursadas) y que están bloqueando materias futuras por prelaciones.
- Con esta información puedes proyectar con exactitud en cuántos lapsos más podrías graduarte si mantienes una carga académica determinada.
- Es una herramienta de conversacion directa con tu asesor académico: llega a la reunión ya sabiendo exactamente dónde estás parado.
Mis Pagos
El módulo de Mis Pagos es tu ventanilla de pagos en línea. Aquí puedes ver el detalle de todas tus deudas pendientes (matrícula y servicios), consultar las cuentas bancarias institucionales a las que debes realizar tus transferencias, subir el comprobante de pago (número de referencia, banco, monto, fecha) y hacer seguimiento al estado de verificación de cada pago enviado. El sistema maneja tres estados: POR_VERIFICAR (en espera de revisión), VALIDADO (pago confirmado) y RECHAZADO (pago no válido, requiere acción).
Paso a Paso
- 1Haz clic en 'Mis Pagos' en el menú lateral.
- 2En la sección superior, el sistema calcula y muestra el desglose de tus deudas: monto de inscripción/matrícula, monto de servicios adicionales, y el total a pagar incluyendo el porcentaje de gestion bancaria aplicado por la institución.
- 3Consulta la sección de Información Bancaria donde encontrarás los datos de la(s) cuenta(s) a la(s) que debes realizar tu transferencia (cuenta cliente y, si está activa, cuenta de soporte). Anota o toma una captura de estos datos antes de ir al banco.
- 4Realiza tu transferencia bancaria desde tu banco en linea o sucursal física, usando exactamente el monto indicado por el sistema.
- 5Regresa a UdeWeb Pro y en la sección de Registrar Pago completa el formulario: número de referencia de la transferencia, banco emisor, monto transferido y fecha de la operación. Adjunta la imagen del comprobante si el sistema lo solicita.
- 6Haz clic en 'Enviar Comprobante'. Tu pago cambiará inmediatamente a estado POR_VERIFICAR.
- 7Monitorea el estado desde la sección de historial de pagos. Cuando un empleado valide tu comprobante, el estado cambiará a VALIDADO y tu deuda quedará saldada. Si es RECHAZADO, verás el motivo y deberás corregir y re-enviar.
- 8Si un pago fue RECHAZADO, revisa el motivo indicado (monto incorrecto, referencia inválida, banco equivocado, etc.), corrige el problema y sube el comprobante correcto.
- Pagas desde casa, la oficina o donde estés: no más filas en caja ni horarios limitados para gestionar tus obligaciones financieras con la universidad.
- El historial de pagos queda registrado permanentemente en el sistema, por lo que siempre tendrás un comprobante digital de cada pago realizado, accesible en cualquier momento.
- El estado en tiempo real (POR_VERIFICAR / VALIDADO / RECHAZADO) elimina la incertidumbre de no saber si tu pago llegó: sabes exactamente en qué paso del proceso está.
- Si un pago es rechazado, el sistema te indica el motivo específico, permitiéndote corregir el problema inmediatamente sin tener que ir a la institución a preguntar.
Mis Reportes
Mis Reportes es la papelería digital de tu vida universitaria. Desde aquí puedes solicitar, pagar y descargar 9 documentos académicos oficiales en formato PDF con membrete institucional, generados automáticamente con tus datos reales. El proceso sigue 4 estados: Solicitar → Pendiente de Pago → En Verificación → Descargar. El precio de cada reporte es de $5.00 USD (más porcentaje de gestión bancaria). El Presupuesto de Matrícula está disponible de forma gratuita en cualquier momento sin necesidad de pago.
Paso a Paso
- 1Haz clic en 'Mis Reportes' en el menú lateral. Verás el catálogo completo de 9 reportes pagos más el reporte gratuito.
- 2Identifica el reporte que necesitas. Los 9 documentos disponibles son: Constancia de Estudios, Récord de Notas, Notas Certificadas, Historial Académico Completo, Solvencia Académica, Solvencia Administrativa, Estado de Cuenta, Constancia de Culminacion y Solicitud de Pasantías.
- 3Para el reporte gratuito (Presupuesto de Matrícula): haz clic directamente en el enlace de descarga. Se generará inmediatamente el PDF sin ningún costo.
- 4Para solicitar un reporte pago: haz clic en el botón 'Solicitar' junto al documento que necesitas. El sistema registrará tu solicitud y el estado cambiará a 'Pendiente de Pago'.
- 5Una vez en estado 'Pendiente de Pago', dirígete al módulo de Mis Pagos y realiza una transferencia por el monto indicado ($5.00 USD + gestion bancaria). En el concepto de pago indica claramente el tipo de reporte solicitado.
- 6Sube el comprobante de pago en el módulo de Mis Pagos. El estado del reporte cambiará a 'En Verificación' una vez que el comprobante sea recibido.
- 7Cuando un empleado valide tu pago, el estado del reporte cambiará a 'Descargar'. Regresa a Mis Reportes y haz clic en el botón 'Descargar PDF' para obtener tu documento.
- 8El PDF descargado incluye membrete oficial, sello y firma institucional, y es generado con tus datos actualizados al momento de la descarga.
- Obtén documentos oficiales desde tu casa en minutos, sin desplazarte a la institución ni esperar turnos en la ventanilla de Control de Estudios.
- Los PDFs son generados automáticamente con datos en tiempo real, garantizando que la información (notas, materias, datos personales) sea completamente precisa y actualizada.
- El membrete institucional, la firma y el sello en los documentos les otorgan validez oficial para trámites externos como solicitudes de empleo, becas, traslados o prosecución de estudios.
- El costo de $5.00 USD por documento es significativamente menor al costo real en tiempo y transporte de gestionar el mismo documento de forma presencial.
- El Presupuesto de Matrícula gratuito te permite planificar tus gastos al inicio de cada lapso sin costo alguno.
Calendario
El Calendario Académico centraliza todos los eventos importantes del lapso: inicio y fin de inscripciones, fechas de exámenes parciales y finales, feriados institucionales, actividades culturales, fechas limite de pago y cualquier evento oficial publicado por la administración. Puedes visualizarlo en tres formatos: Lista (todos los eventos ordenados cronológicamente), Mes (vista de cuadrícula mensual) y Semana (vista detallada de la semana actual).
Paso a Paso
- 1Haz clic en 'Calendario' en el menú lateral. Por defecto se abre la vista de Lista.
- 2En la vista Lista, verás todos los eventos próximos ordenados por fecha, con su nombre, tipo, fecha de inicio y descripción. Los eventos pasados también aparecen al desplazarte hacia arriba.
- 3Para cambiar de vista, usa los botones de navegación en la parte superior: Lista, Mes o Semana. La vista Mes te muestra una cuadrícula completa del mes con los eventos marcados en sus días correspondientes. La vista Semana detalla los eventos de los 7 días actuales.
- 4Cada evento tiene un indicador de color y tipo (categoría) que te ayuda a identificar rápidamente si es académico, administrativo, cultural, etc.
- 5Revisa el calendario al inicio de cada semana para anticipar fechas críticas como cierre de inscripciones, entregas o exámenes.
- 6Si hay un evento con enlace de WhatsApp institucional disponible, podrás verlo cerca del botón de cierre de sesión para comunicarte rápidamente con la coordinación.
- Nunca más perderás una fecha importante: tener el calendario institucional integrado en tu portal elimina la dependencia de anuncios informales por redes sociales o llamadas.
- Las tres vistas (Lista, Mes, Semana) se adaptan a diferentes estilos de planificacion: usa la vista Mes para tener el panorama general del lapso y la vista Semana para la planificación diaria.
- Al estar integrado con el mismo sistema que gestiona tu inscripcion y pagos, los eventos están siempre sincronizados con los procesos académicos reales de la institución.
- Reduce el estrés de olvidar fechas: planificar con anticipacion el pago de matrícula, la entrega de documentos o los exámenes finales hace toda la diferencia en tu desempeño.
Configuracion Personal
El módulo de Configuración Personal te permite personalizar tu experiencia en UdeWeb Pro según tus preferencias. Desde aquí puedes cambiar el tema visual del sistema (modo claro o modo oscuro), configurar el idioma de la interfaz, gestionar tus preferencias de notificaciones y actualizar tu contraseña de acceso. Es tu espacio para hacer que el sistema se adapte a ti.
Paso a Paso
- 1Haz clic en 'Configuracion' en el menú lateral (puede aparecer como 'Configuración' o con el ícono de engranaje).
- 2En la sección 'Apariencia e Idioma', selecciona tu tema preferido del menú desplegable. Las opciones disponibles incluyen el tema claro (predeterminado) y el tema oscuro (dark mode), ideal para trabajar en ambientes con poca luz.
- 3Si hay opcion de idioma disponible, selecciona tu preferencia en el menú de idioma.
- 4En la sección de Notificaciones, activa o desactiva las notificaciones según tus preferencias.
- 5Para cambiar tu contraseña, busca la sección correspondiente, ingresa tu contraseña actual y luego la nueva contraseña dos veces para confirmar. La contraseña debe ser segura.
- 6Una vez realizados todos los cambios, haz clic en el botón 'Guardar Cambios'. El sistema aplicará las configuraciones y te redirigirá a la misma página con un mensaje de confirmacion verde.
- El modo oscuro reduce significativamente la fatiga visual en sesiones nocturnas de estudio, que es exactamente cuando más se usa el portal para revisar notas y planificar el siguiente lapso.
- Personalizar el sistema para que se vea y se comporte como tú lo prefieres mejora la experiencia de uso, haciendo que interactuar con UdeWeb Pro sea cómodo y no una obligación.
- Mantener tu contraseña actualizada periódicamente protege tu expediente académico y tu información financiera de accesos no autorizados.
- Una configuracion bien ajustada desde el primer día hace que cada vez que abras el sistema ya esté listo para ti, sin ajustes adicionales.
Rol: Empleado
Personal Administrativo y Académico de Apoyo
Dashboard
Pantalla de inicio del sistema con indicadores de gestión operativa. A diferencia del dashboard del estudiante (que muestra indicadores académicos personales), el dashboard del empleado presenta métricas institucionales en tiempo real: recaudación del mes en curso, conteo de estudiantes por estado de cuenta (autorizados, pendientes, rechazados), inscripciones recientes y un panel de búsqueda rápida de estudiantes por cédula o ID. Esta vista centralizada permite al empleado obtener una fotografía del estado operativo de la institución sin necesidad de navegar entre módulos.
Paso a Paso
- 1Al iniciar sesión, el sistema carga automáticamente el Dashboard con los KPIs del mes en curso.
- 2Localice el panel 'Búsqueda Rápida' en la parte superior. Ingrese la cédula o el ID del estudiante y presione Enter.
- 3El sistema cargará los datos del estudiante directamente en el dashboard, mostrando su nombre, estado de cuenta y acceso rápido a su ficha académica.
- 4Revise los indicadores de recaudación mensual y el conteo de pagos pendientes por verificar para priorizar su cola de trabajo.
- 5Use el enlace de WhatsApp institucional (ubicado junto al botón de cierre de sesión) para comunicaciones rápidas con estudiantes sin salir del sistema.
- Visibilidad inmediata del volumen de pagos pendientes de validación al iniciar la jornada.
- Acceso directo a la ficha de cualquier estudiante desde un solo campo de búsqueda.
- Indicadores de inscripciones mes actual vs. mes anterior para monitoreo de tendencias sin reportes adicionales.
Validar Pagos
Módulo central de control financiero operativo. Cuando un estudiante sube un comprobante de pago, el sistema lo registra con estado POR_VERIFICAR y genera una cola de trabajo visible para todos los empleados autorizados. El empleado contrasta la información declarada (número de referencia, monto, fecha y concepto) contra los registros bancarios de la institución, y aprueba o rechaza el comprobante. La aprobación cambia el estado a VALIDADO y libera inmediatamente la cuenta del estudiante; el rechazo restaura la deuda a RECHAZADO y notifica al estudiante para que regularice su situación.
Paso a Paso
- 1Acceda a 'Validar Pagos' desde el menú lateral. El sistema mostrará una lista de tarjetas, una por cada pago en estado POR_VERIFICAR, ordenadas cronológicamente de más antiguo a más reciente.
- 2Cada tarjeta muestra: nombre del estudiante, etiqueta de concepto (inscripción, reporte, servicio), número de referencia bancaria, monto en USD y fecha del comprobante.
- 3Contraste el número de referencia y el monto contra el estado de cuenta bancario de la institución para verificar que el depósito o transferencia fue efectivamente recibido.
- 4Si el pago es válido, haga clic en el botón verde 'Aprobar'. El sistema actualizará el estado del pago a VALIDADO, liberará la cuenta del estudiante y registrará la operación con su usuario y la marca de tiempo.
- 5Si el comprobante no corresponde a ningún ingreso real (referencia inexistente, monto incorrecto, imagen ilegible), haga clic en el botón rojo 'Rechazar'. La deuda del estudiante volverá a estado pendiente.
- 6Después de la acción, el sistema muestra una notificación de confirmación en pantalla. La tarjeta del pago desaparece de la cola automáticamente.
- Cola de trabajo ordenada por antigüedad: los comprobantes más rezagados aparecen primero, evitando que pagos urgentes queden bloqueados.
- Visualización del concepto del pago (ej. 'Inscripción Lapso 2025-I' vs. 'Constancia de Estudios') para contextualizar la validación sin consultar otras pantallas.
- Trazabilidad completa: cada aprobación o rechazo queda vinculado al usuario empleado que realizó la acción, con fecha y hora exactas.
- Sin posibilidad de validaciones accidentales: aprobación y rechazo son botones distintos y de colores opuestos, reduciendo errores operativos.
Cargar Notas (Gestión de Calificaciones)
Módulo de gestión académica protegido por contraseña y con trazabilidad de auditoría completa. Permite registrar o modificar calificaciones en la escala institucional de 0 a 20 (nota mínima aprobatoria: 10). El acceso de solo lectura está disponible para el empleado; la modificación de notas requiere contraseña del usuario en sesión y queda registrada automáticamente en la auditoría con el valor anterior, el valor nuevo y la identidad del operador. El módulo utiliza 7 filtros en cascada (período, facultad, carrera, semestre, materia, modalidad, turno) que se aplican automáticamente al cambiar cualquier selector.
Paso a Paso
- 1Acceda a 'Cargar Notas' desde el menú lateral. Aparecerá el panel de filtros con los 7 selectores en cascada.
- 2Seleccione primero el Período Académico (lapso) requerido. Este campo es obligatorio y activa el resto de los filtros.
- 3A continuación, seleccione Facultad para reducir las carreras disponibles. El sistema actualiza automáticamente el selector de Carrera al cambiar la Facultad.
- 4Seleccione la Carrera. El sistema cargará automáticamente los Semestres y Materias disponibles para esa carrera.
- 5Opcionalmente, filtre por Semestre, Materia específica, Modalidad (presencial/a distancia/semipresencial) y Turno (mañana/tarde/noche).
- 6El sistema mostrará la tabla de estudiantes con sus calificaciones actuales, incluyendo KPIs rápidos en la parte superior: total de estudiantes, aprobados, reprobados, sin nota y promedio del grupo.
- 7Para ver el detalle de un estudiante sin modificar, revise la tabla directamente. El empleado con acceso de lectura puede consultar todas las notas sin restricción.
- 8Si tiene permiso de modificación (supervisor, administrador, sistemas): haga clic en el ícono de edición (lápiz) o el botón (+) de la fila del estudiante.
- 9En el modal emergente, ingrese la nueva calificación (entre 0.00 y 20.00). El campo 'Estatus' puede dejarse en 'Auto (por nota)' para que el sistema calcule automáticamente APROBADO (nota >= 10) o REPROBADO (nota < 10 y > 0).
- 10Ingrese su contraseña personal en el campo 'Confirmar con su contraseña de administrador' y haga clic en 'Guardar Nota'. Si la contraseña es incorrecta, la nota no se modifica y el sistema muestra un mensaje de error.
- 11El sistema confirma la operación, actualiza la tabla en la misma vista y registra la modificación en el historial de auditoría incluyendo: quién modificó, nota anterior, nota nueva, materia, lapso y marca de tiempo.
- Los 7 filtros en cascada con auto-submit eliminan la necesidad de hacer clic en 'Buscar' repetidamente; el sistema responde al instante al cambiar cualquier selector.
- KPIs de grupo en tiempo real (aprobados, reprobados, promedio) sin necesidad de exportar a Excel para obtener estadísticas básicas.
- El modal de edición mantiene el contexto completo (nombre, cédula, materia, nota actual) para evitar confusiones al modificar registros.
- La contraseña requerida por cada modificación actúa como doble factor operativo: protege contra cambios accidentales y garantiza que cada alteración tiene un responsable identificado.
- La asignación de estado 'AUTO' delega al sistema la lógica aprobatorio/reprobatorio, reduciendo errores humanos en la clasificación.
- Los filtros de Modalidad y Turno permiten gestionar secciones específicas de una misma materia sin contaminar los resultados con otros grupos.
Buscar Usuarios / Estudiantes
Motor de búsqueda institucional de texto libre que permite localizar cualquier usuario del sistema (estudiantes y personal) a partir de nombre, apellido, cédula o correo electrónico. Los resultados se presentan con datos clave de identificación, facultad, carrera, turno, condición y estado de cuenta. Desde cada resultado, el empleado puede acceder directamente a la ficha académica del estudiante o, si tiene permisos suficientes, a su pantalla de edición. La búsqueda puede restringirse a solo estudiantes, solo personal o a todos los usuarios simultáneamente.
Paso a Paso
- 1Acceda a 'Buscar Usuarios' desde el menú lateral.
- 2Ingrese en el campo de búsqueda cualquier combinación de nombre, apellido, cédula, correo electrónico, facultad o carrera. La búsqueda acepta términos parciales.
- 3Seleccione el modo de búsqueda en el selector desplegable: 'Solo estudiantes', 'Solo personal' o 'Todos'. Por defecto se busca solo entre estudiantes.
- 4Presione el botón 'Buscar' o la tecla Enter. El sistema mostrará los resultados en una tabla diferenciada: primero los estudiantes (con datos de carrera, turno, condición y estado de cuenta) y luego el personal (con su rol institucional).
- 5En la columna 'Acciones' de los resultados de estudiantes, el botón 'Ver/Editar' abre la ficha de edición (si tiene permisos de edición) o la ficha de consulta. El botón 'Ficha' abre directamente la Ficha Académica del estudiante.
- 6Para el personal institucional, el botón 'Ficha' permite consultar su perfil de usuario en el sistema.
- Búsqueda unificada: un solo campo localiza al usuario independientemente de si se conoce su nombre, cédula o correo, eliminando la necesidad de saber exactamente qué campo consultar.
- Resultados con contexto académico completo: facultad, carrera, turno y condición visibles sin abrir el expediente.
- Acceso directo a Ficha Académica desde los resultados, reduciendo los pasos necesarios para atender una consulta en ventanilla.
- El modo 'Todos' es especialmente útil cuando se desconoce el rol del usuario buscado.
Estructura Académica
Vista de consulta de la organización académica permanente de la institución: facultades, carreras y materias con sus atributos de pensum (código, unidades de crédito, semestre y materia de prelación). El empleado tiene acceso de solo lectura; las operaciones de creación, edición y eliminación están reservadas para SUPERVISOR, ADMINISTRADOR y SISTEMAS. La información operativa de cada período (profesor, horario, turno, modalidad y cupos) ya no reside en la materia sino en la Oferta Académica — ver ese módulo para consultar la oferta del lapso activo. Este módulo es fundamental para verificar códigos y semestres antes de cargar notas, y orientar a estudiantes sobre el plan de estudios de su carrera.
Paso a Paso
- 1Acceda a 'Estructura Académica' desde el menú lateral.
- 2El módulo presenta tres pestañas: Facultades, Carreras y Materias. Navegue entre ellas según la información que necesite consultar.
- 3En la pestaña 'Facultades': visualice el listado de facultades activas con su código institucional.
- 4En la pestaña 'Carreras': vea todas las carreras activas con su código, total de unidades de crédito y la facultad a la que pertenecen.
- 5En la pestaña 'Materias': consulte el catálogo permanente con código, semestre, UC y materia de prelación. Los datos operativos (turno, modalidad, profesor, horario) están en Oferta Académica, que es el módulo que activa materias por lapso.
- 6Use esta información para verificar el código y semestre de una materia antes de cargar notas, o para orientar a estudiantes sobre el orden del pensum y las prelaciones de su carrera.
- Referencia rápida de códigos de materias antes de realizar operaciones en el módulo de Cargar Notas.
- Verificación inmediata de la adscripción facultad-carrera para orientar correctamente a estudiantes que consultan sobre transferencias o cambios de carrera.
- Vista consolidada del plan de estudios por carrera para validar que una inscripción incluye las materias correspondientes al semestre del estudiante.
Reportes Operativos
Centro de generación de reportes en formato Excel para uso operativo y analítico del personal de apoyo. El empleado tiene acceso exclusivo a la sección de Reportes Operativos (no a los Reportes Financieros, reservados para Supervisor y superiores). Los reportes disponibles cubren listas de clase, rendimiento académico por materia y carrera, nómina de alumnos activos, estadísticas por carrera, log de actividad del sistema e inscripciones por período. Todos los reportes pueden filtrarse por lapso académico antes de generarse. Los archivos Excel se descargan automáticamente en el navegador para su procesamiento posterior en hojas de cálculo.
Paso a Paso
- 1Acceda a 'Reportes' desde el menú lateral. El sistema mostrará el Centro de Reportes con su sección de Reportes Operativos.
- 2Si desea filtrar por un período académico específico, seleccione el lapso en el panel 'Filtro de Lapso' antes de descargar cualquier reporte.
- 3Localice la sección 'Reportes Operativos' (identificada con ícono de engranaje y color morado).
- 4Para descargar la Lista de Clases por Materia (útil para control de asistencia), haga clic en el botón verde 'Excel' de esa tarjeta. El archivo se descarga con el listado de estudiantes inscritos por sección.
- 5Para obtener el Reporte de Rendimiento Académico (índices de aprobación, reprobación y deserción por materia y carrera), haga clic en el botón 'Excel' de esa tarjeta.
- 6Para la Nómina de Alumnos Activos (todos los estudiantes con estado activo, carrera, semestre y condición de inscripción), descargue el reporte 'Alumnos Activos'.
- 7El Log de Actividad del Sistema genera un Excel con el historial cronológico de operaciones críticas: validaciones de pago, modificaciones de notas, accesos y otras acciones registradas.
- 8Abra el archivo descargado en Excel, LibreOffice Calc o cualquier software compatible para su análisis, impresión o distribución interna.
- Los reportes en Excel permiten aplicar filtros adicionales, tablas dinámicas y fórmulas propias de la institución que van más allá de lo que el sistema web puede mostrar directamente.
- La Lista de Clases por Materia está diseñada para impresión directa como planilla de control de asistencia, ahorrando tiempo al docente al inicio del lapso.
- El Log de Actividad es un recurso invaluable para auditorías internas o cuando se necesita reconstruir la secuencia de eventos ante una discrepancia de datos.
- El filtro de lapso aplicado antes de la descarga garantiza que los datos del Excel correspondan exactamente al período académico de interés, sin necesidad de depurar el archivo manualmente.
Rol: Supervisor
Control Administrativo y Gestión Financiera Institucional
Crear Usuario
Módulo exclusivo del Supervisor para dar de alta nuevas cuentas en UdeWeb Pro. Es el único punto de entrada oficial al sistema: ningún usuario puede acceder sin haber sido registrado por un Supervisor o rol superior. El formulario captura nombre, apellido, cédula, correo electrónico, rol y una contraseña temporal de al menos 6 caracteres. El sistema verifica en tiempo real que la cédula y el correo no estén duplicados antes de confirmar el alta. Cuando el rol asignado es estudiante, el sistema crea automáticamente su ficha académica base y redirige al Supervisor al formulario completo — carrera, facultad, lapso, turno, condición — para que el perfil quede listo en un solo flujo. Cada alta queda registrada en la auditoría con el identificador del Supervisor que la ejecutó.
Paso a Paso
- 1Acceder a Crear Usuario desde el menú lateral.
- 2Completar el formulario: nombre, apellido, cédula, correo y seleccionar el rol (estudiante, empleado, supervisor, administrador o sistemas).
- 3Definir la contraseña temporal (mínimo 6 caracteres) y confirmarla.
- 4Hacer clic en 'Registrar Usuario'. El sistema verifica duplicados de cédula y correo antes de guardar.
- 5Si el rol es 'estudiante', completar de inmediato la ficha académica en la pantalla de redirección automática: carrera, facultad, lapso, turno y condición.
- 6Para roles administrativos, verificar el perfil en la pantalla de búsqueda que aparece tras el alta.
- Control total del acceso: ningún usuario entra al sistema sin aprobación explícita del Supervisor.
- Creación de estudiantes en un flujo unificado: alta + ficha académica en una sola sesión.
- Validación automática de duplicados de cédula y correo, previniendo inconsistencias en la base de datos.
- Registro de auditoría inmediato: cada creación queda trazada con fecha, hora e identidad del Supervisor que la autorizó.
- Asignación de roles hasta nivel 'administrador', permitiendo delegar permisos sin necesidad de intervención del nivel superior.
Configuración Financiera — Aranceles por Carrera
Primera pestaña del módulo de Configuración Financiera. Aquí el Supervisor establece la política de cobros de la institución: define cuánto paga cada alumno por carrera, por lapso académico y por concepto (Matrícula, Arancel Semestral, Reinscripción u Otro), con soporte para múltiples monedas (USD, Bolívares, Euros). Cada tarifa puede tener fechas de vigencia desde/hasta para controlar períodos de cobro activos. Una vez definida la tarifa, el generador de deudas automático permite crear de un solo clic la deuda correspondiente para todos los alumnos activos de una carrera que aún no la tengan registrada en ese lapso, eliminando el alta manual registro a registro. El panel de resumen calcula el ingreso teórico total —tarifas activas multiplicadas por el número de alumnos— y lo desglosa por carrera con barras de participación porcentual, dando una visión inmediata del potencial de recaudación antes de que inicie el cobro.
Paso a Paso
- 1Ir a Configuración Financiera y seleccionar la pestaña 'Aranceles por Carrera'.
- 2En el formulario 'Nueva Tarifa', seleccionar la carrera, el lapso académico (o dejar en 'General' para tarifas vigentes en cualquier lapso), el concepto, el monto y la moneda.
- 3Opcional: definir fechas de vigencia desde y hasta para controlar cuándo aplica la tarifa.
- 4Guardar la tarifa. Aparecerá en la tabla de tarifas configuradas con el número de alumnos activos y el ingreso teórico calculado.
- 5Para activar o pausar una tarifa sin eliminarla, usar el botón de pausa/play en la columna 'Acciones'.
- 6Para emitir las deudas, usar el panel 'Generar Deudas Automáticamente': seleccionar carrera, lapso y concepto, confirmar la acción. El sistema creará la deuda a cada alumno activo que aún no la tenga.
- 7Revisar el resumen de ingreso teórico por carrera en la parte inferior para validar la configuración.
- Generación masiva de deudas en un clic: evita alta manual para decenas o cientos de estudiantes.
- Protección contra duplicados: el generador solo crea deudas a quienes no la tienen aún, sin riesgo de cobrar dos veces.
- Soporte multi-moneda con conversión a Bolívares disponible en el portal del estudiante.
- Ingreso teórico calculado en tiempo real: el Supervisor ve cuánto espera recaudar antes de que empiece el período.
- Tarifas desactivables sin eliminar, preservando el histórico y permitiendo reactivarlas en un nuevo período.
- Visibilidad de participación porcentual por carrera: identifica qué programas representan mayor volumen de facturación.
Configuración Financiera — Catálogo de Servicios
Segunda pestaña del módulo de Configuración Financiera. Administra el catálogo de trámites y servicios opcionales que los estudiantes pueden solicitar y pagar desde su portal: constancias de estudios, constancias de notas, solvencias, documentos de culminación, cartas de pasantía y cualquier otro trámite institucional. El Supervisor define el nombre del servicio y su costo en dólares (USD). Desde el momento en que el servicio aparece en el catálogo, está disponible para que los estudiantes lo soliciten directamente desde su módulo de Mis Pagos. La gestión es directa: se puede agregar un nuevo servicio o eliminar uno existente. El conteo de servicios activos aparece visible en el botón de la pestaña para un control rápido del catálogo.
Paso a Paso
- 1En Configuración Financiera, seleccionar la pestaña 'Catálogo de Servicios'.
- 2En el formulario 'Nuevo Servicio', escribir el nombre del trámite (ej.: Constancia de Estudios, Carta de Solvencia, Récord de Notas).
- 3Ingresar el costo en dólares (USD). El sistema aplica la conversión a Bolívares automáticamente para el estudiante.
- 4Hacer clic en 'Guardar en Catálogo'. El servicio queda disponible de inmediato en el portal del estudiante.
- 5Para eliminar un servicio del catálogo, hacer clic en el ícono de papelera y confirmar. La eliminación es inmediata.
- Publicación inmediata: el servicio aparece en el portal del estudiante en el momento exacto en que se guarda.
- Precios centralizados en USD con conversión automática a Bolívares, alineados con la política cambiaria de la institución.
- Sin límite de servicios: el catálogo puede crecer según las necesidades de cada período académico.
- Control de oferta institucional: el Supervisor decide exactamente qué trámites están disponibles para solicitud en línea.
Reportes Financieros PDF
Suite de cuatro reportes oficiales en formato PDF generados con membrete institucional mediante la librería FPDF. Diseñados para uso formal: pueden imprimirse, archivarse y presentarse ante las autoridades de la universidad. Cada reporte lleva encabezado institucional, subtítulo descriptivo, fecha y hora de generación. Los reportes disponibles para el Supervisor son: (1) Reporte de Ingresos, filtrable por período —mes actual, año en curso o histórico total— que muestra el resumen de ingresos validados, cantidad de pagos, monto promedio, detalle transacción a transacción y desglose de ingresos por carrera con totales; (2) Reporte de Morosidad, que lista todas las deudas en estado PENDIENTE o EN_REVISION con análisis de antigüedad en tres tramos —menos de 30 días, entre 30 y 90 días, y más de 90 días— agrupadas por carrera con total de deudores y monto pendiente; (3) Reporte de Balance P&L, con ingresos, costos fijos, costos variables y beneficio neto para el período seleccionado, incluyendo el margen de rentabilidad; (4) Estado de Cuenta por Estudiante, que genera el historial completo de deudas y pagos de un alumno específico con resumen de saldo pendiente y firmas digitales del Director Administrativo y el Coordinador de Finanzas.
Paso a Paso
- 1Acceder al módulo de Reportes Financieros desde el menú lateral.
- 2Seleccionar el tipo de reporte: Ingresos, Morosidad, Balance P&L o Estado de Cuenta.
- 3Para Ingresos y Balance: seleccionar el período (mes actual, año en curso o histórico total).
- 4Para Estado de Cuenta: buscar al estudiante por cédula o nombre e ingresar su ID.
- 5Hacer clic en 'Generar PDF'. El archivo se descarga automáticamente con nombre estandarizado que incluye tipo y fecha.
- 6Distribuir, imprimir o archivar el PDF según el proceso interno de la institución.
- Reportes con membrete institucional listos para presentación formal ante directivos, auditores o entes reguladores.
- Reporte de morosidad con análisis de antigüedad: permite priorizar la gestión de cobro según el tiempo de vencimiento.
- Estado de cuenta por estudiante con badge visual de situación financiera (AL DÍA / SALDO DEUDOR) y bloque de firmas.
- Hasta 200 transacciones detalladas en el reporte de ingresos, con nota indicativa cuando el volumen supera ese límite.
- Desglose de ingresos por carrera en todos los reportes relevantes, identificando los programas con mayor y menor recaudación.
- Balance P&L completo: costos fijos activos más costos variables del período versus ingresos validados, con margen de rentabilidad calculado.
Reportes Financieros Excel
Exportaciones en formato XLS compatibles con Microsoft Excel, LibreOffice Calc y cualquier herramienta de análisis de datos. Generan cuatro tipos de hojas de cálculo: (1) Pagos Validados, con cada transacción aprobada incluyendo cédula, nombre, apellido, monto, referencia bancaria, fecha de pago, estatus, fecha de ingreso al sistema, carrera, facultad y lapso académico —el dataset completo para cruzar información financiera con datos académicos—; (2) Deudas, con el inventario total de obligaciones del sistema: concepto, monto, tipo de servicio, estatus actual, lapso y carrera; (3) Balance Financiero, con el resumen de P&L en tres períodos (mes, año, histórico), costos fijos activos y costos variables detallados; (4) Proyección de Ingresos, que muestra ingresos reales por carrera en el año en curso y las deudas pendientes como ingreso potencial —la diferencia entre lo recaudado y lo que aún puede cobrarse—.
Paso a Paso
- 1Acceder al módulo de Reportes Financieros y seleccionar la sección de exportaciones Excel.
- 2Elegir el tipo de exportación: Pagos, Deudas, Balance o Proyección.
- 3Hacer clic en 'Descargar Excel'. El archivo se descarga inmediatamente con nombre que incluye tipo y fecha.
- 4Abrir en Excel o herramienta equivalente. Los datos incluyen encabezados descriptivos, filas de totales y formato de tabla profesional.
- 5Utilizar filtros, tablas dinámicas o gráficos en Excel para análisis adicional según las necesidades del período.
- Dataset completo sin truncamiento: a diferencia del PDF, la exportación Excel incluye todos los registros de la base de datos.
- Estructura lista para análisis: encabezados claros, totales al pie de cada tabla y formato numérico consistente.
- Proyección de ingresos: combina lo ya cobrado con las deudas pendientes, permitiendo estimar el ingreso total esperado del período.
- Cruce de datos financieros con académicos (carrera, facultad, lapso) en la exportación de pagos, facilitando análisis por programa.
- Compatible con cualquier herramienta de hoja de cálculo, sin dependencia de software propietario.
Mi Auditoría
Módulo de consulta de la traza personal del Supervisor en el sistema. Registra cronológicamente cada acción ejecutada: creaciones de usuario, modificaciones de datos, accesos al sistema, aprobaciones y rechazos de pagos, cargas de notas y cualquier operación relevante que haya generado un evento en la tabla de auditoría. La pantalla principal ofrece un buscador de usuarios donde el Supervisor puede consultar el historial de cualquier otra cuenta —no solo la propia— buscando por nombre, apellido, correo electrónico o ID. Al seleccionar un usuario, se despliega el historial de las últimas 100 acciones en orden cronológico inverso, cada una clasificada con un badge de color según su naturaleza: azul para LOGIN, verde para CREAR, rojo para BORRAR, amarillo para MODIFICAR. Este módulo permite al Supervisor verificar su propio rastro de actividad ante cualquier requerimiento de control interno, y también investigar la actividad reciente de cualquier usuario del sistema dentro del alcance de su rol.
Paso a Paso
- 1Acceder a Mi Auditoría desde el menú lateral.
- 2En el buscador, ingresar el nombre, correo, cédula o ID del usuario a consultar (incluyendo el propio si se desea revisar la traza personal).
- 3Hacer clic en el ícono de búsqueda. El sistema muestra hasta 10 coincidencias.
- 4Seleccionar el usuario haciendo clic en 'Ver Historial'.
- 5Revisar el registro cronológico de acciones: fecha y hora exacta, tipo de acción (badge con color), entidad afectada e ID de referencia.
- 6Para volver a buscar otro usuario, hacer clic en 'Buscar otro'.
- Visibilidad de la propia actividad: el Supervisor puede demostrar en cualquier momento qué acciones ejecutó y cuándo.
- Alcance de consulta extendido: no se limita a la traza propia, permite revisar la actividad de cualquier usuario del sistema.
- Clasificación visual por tipo de acción mediante badges de color, facilitando la identificación rápida de eventos críticos.
- Historial de hasta 100 eventos por usuario en orden inverso, con fecha y hora exactas hasta el segundo.
- Herramienta de control interno: ante discrepancias en datos, el Supervisor puede trazar cuándo y por quién fue modificado un registro.
- Sin posibilidad de manipulación: el registro de auditoría es de solo lectura, garantizando la integridad de la traza.
Rol: Administrador
Dirección Ejecutiva del Sistema Académico
Dashboard Estratégico
Centro de mando ejecutivo que consolida en una sola pantalla los indicadores más críticos de la institución. Organizado en tres pestañas intercambiables (Estratégico, Académico, Finanzas), permite al Administrador cambiar el foco analítico sin abandonar el panel principal. Cada tarjeta KPI tiene un tooltip explicativo que define la métrica con precisión institucional, facilitando la interpretación sin ambigüedades.
Paso a Paso
- 1Acceder al menú lateral y seleccionar 'Dashboard Estratégico'. El sistema carga la pestaña Estratégico por defecto.
- 2Revisar los cuatro KPIs superiores: Matrícula Total (con tendencia porcentual vs. lapso anterior), Retención predicha por modelo de riesgo, NPS Académico, y Alertas Críticas activas.
- 3Hacer clic sobre el número de Alertas Críticas para desplegar el detalle: pagos pendientes de verificación, pagos rechazados que requieren seguimiento, y materias sin notas cargadas al cierre del lapso.
- 4Consultar el widget de Balance Express que muestra el P&L del mes en curso: ingresos validados, costos operativos y beneficio neto directamente desde el dashboard, sin necesidad de navegar al módulo de balance.
- 5Examinar el Feed de Actividad Reciente, que registra las últimas 6 acciones realizadas en el sistema (validaciones, notas cargadas, usuarios creados) con marca de tiempo y actor responsable.
- 6Revisar el gráfico de barras horizontales con el Top 10 de carreras por volumen de matrícula, útil para detectar tendencias de demanda y decidir asignación de recursos docentes.
- 7Cambiar a la pestaña Académico para ver: Riesgo de Deserción (IA), Eficiencia Terminal, Índice de Aprobación General vs. meta del 80%, y Avance Docente en cumplimiento del plan de sílabos.
- 8Cambiar a la pestaña Finanzas para ver: Índice de Morosidad, Efectividad de Cobranza (CEI), Ingreso Medio por Estudiante (ARPU) y número de pagos en cola de conciliación.
- 9En la sección Executive Vision (pestaña Estratégico), interpretar el LTV por estudiante, el ROI por programa académico, y el CAC (Costo de Adquisición de Cliente) con su tendencia interanual.
- 10Usar el botón 'Reporte PDF' en el encabezado para exportar una instantánea del dashboard estratégico para presentaciones a la junta directiva.
- Visión unificada de matrícula, rendimiento académico y situación financiera en una sola pantalla, eliminando la necesidad de consultar múltiples sistemas.
- Los tooltips con definición exacta de cada KPI estandarizan el lenguaje directivo y evitan interpretaciones erróneas de los indicadores.
- El Feed de Actividad permite detectar en tiempo real si hay operaciones sensibles recientes (notas modificadas, pagos rechazados masivamente) sin revisar logs manualmente.
- Los indicadores de modelo predictivo (retención IA, riesgo de deserción) permiten actuar de forma preventiva antes de que los problemas sean irreversibles.
- La sección Executive Vision (LTV, ROI, CAC) traduce la operación académica al lenguaje financiero que requieren los reportes a la junta de directores o inversionistas.
Balance Financiero
Módulo de control financiero institucional que presenta el estado real de ingresos, costos y beneficio neto en tres vistas temporales: Este Mes, Este Año e Histórico. El corazón de la pantalla es una grilla bento con tres tarjetas KPI de alto impacto visual: Ingresos Totales, Costos Operativos y Beneficio Neto con badge dinámico SUPERÁVIT o DÉFICIT. Debajo, un panel de CRUD completo para Costos Fijos y Costos Variables permite mantener actualizada la estructura de gastos.
Paso a Paso
- 1Navegar a 'Balance Financiero' desde el menú lateral. El sistema ejecuta automáticamente la migración de esquema (costos_asegurar_esquema) si las tablas no existen, garantizando que la primera visita funcione sin configuración previa.
- 2Seleccionar el período de análisis con los botones de filtro: 'Este Mes' muestra el P&L del mes calendario actual; 'Este Año' acumula enero al mes en curso; 'Histórico' suma todos los registros sin filtro temporal.
- 3Leer las tres tarjetas KPI del bento grid: Ingresos Totales (suma de pagos validados en el período), Costos Operativos (fijos prorrateados + variables del período), y Beneficio Neto con badge dinámico SUPERÁVIT o DÉFICIT y el porcentaje de margen.
- 4Analizar la barra de distribución del ingreso que divide visualmente en tres segmentos de color: rojo para costos fijos, naranja para costos variables, y verde para el beneficio retenido. Los porcentajes exactos aparecen en la leyenda inferior.
- 5Para registrar un nuevo Costo Fijo (salarios, alquileres, servicios recurrentes), hacer clic en la pestaña 'Costos Fijos' y completar el formulario lateral: concepto obligatorio, descripción opcional, monto en USD o BS, y periodicidad (MENSUAL, TRIMESTRAL, SEMESTRAL o ANUAL). El sistema prorratea automáticamente según la periodicidad al calcular el P&L mensual.
- 6Para activar o desactivar temporalmente un costo fijo sin eliminarlo (por ejemplo, durante un período de vacaciones o suspensión de servicio), usar el botón de toggle de estatus en la tabla de costos fijos.
- 7Para registrar un Costo Variable (gasto puntual: mantenimiento, compra de equipos, evento institucional), hacer clic en la pestaña 'Costos Variables' y completar: concepto, categoría libre, monto, moneda y fecha exacta del gasto.
- 8Para eliminar un costo que ya no aplica, usar el ícono de eliminación en la fila correspondiente. El sistema solicita confirmación implícita mediante la redirección con mensaje de confirmación.
- 9Cruzar el Balance Financiero con el Reporte PDF de Balance disponible en Reportes Globales para obtener un documento formal con membrete institucional para archivos contables.
- El prorrateo automático de costos fijos por periodicidad (MENSUAL/TRIMESTRAL/SEMESTRAL/ANUAL) elimina el riesgo de distorsión del P&L mensual por gastos que se pagan en cuotas o de forma anual.
- La separación entre costos fijos y variables permite identificar el punto de equilibrio y determinar cuántos estudiantes mínimos deben pagar para cubrir la estructura de costos recurrente.
- El badge SUPERÁVIT/DÉFICIT con color verde o rojo hace que el estado financiero sea inmediatamente legible incluso en una revisión rápida del dashboard.
- La vista Histórica consolida toda la historia financiera del sistema, útil para proyecciones de crecimiento y análisis de tendencias multi-lapso.
- El toggle de estatus en costos fijos permite manejar estacionalidad (por ejemplo, suspender el costo de un servicio contratado temporalmente) sin perder el registro histórico del concepto.
Oferta Académica
Módulo operativo exclusivo para Administrador y Sistemas que activa las materias disponibles para inscripción en cada lapso académico. Actúa como la capa intermedia entre la Estructura Académica (el pensum permanente) y la Inscripción (la matrícula del estudiante). Para cada materia habilitada en el lapso, se define: profesor a cargo, turno, modalidad (Presencial/Virtual/Mixta), descripción de horario y cupos disponibles. El módulo también incluye un algoritmo de generación predictiva que analiza el historial de calificaciones del lapso actual para proponer automáticamente la oferta del período siguiente: re-oferta materias con alto índice de reprobación y pre-oferta materias del semestre siguiente para alumnos próximos a avanzar.
Paso a Paso
- 1Acceder a Oferta Académica desde el menú lateral (visible solo para Administrador y Sistemas). El sistema carga la oferta del lapso activo configurado en Configuración Académica.
- 2Usar el selector de lapso en la barra de filtros para cambiar el período visualizado. Al cambiar el lapso, la página se recarga automáticamente mostrando la oferta de ese período.
- 3Aplicar filtros adicionales de Carrera, Turno y Modalidad para segmentar la tabla según el grupo que se desea gestionar.
- 4Para agregar una materia a la oferta: completar el formulario de la parte superior — seleccionar la materia del pensum (el desplegable solo muestra materias NO incluidas aún en la oferta de ese lapso), indicar el profesor, turno, modalidad, descripción de horario y cupos máximos. Hacer clic en 'Agregar a Oferta'.
- 5Para editar una fila existente: hacer clic en el ícono de lápiz en la columna de acciones. Aparecerá el formulario pre-cargado con los datos actuales. Guardar los cambios.
- 6Para eliminar una materia de la oferta: hacer clic en el ícono de papelera. La materia deja de aparecer en la lista de Inscripción de los estudiantes pero las calificaciones ya registradas no se ven afectadas.
- 7Para usar la Generación Predictiva: en el panel inferior, seleccionar el lapso actual (fuente de análisis) y el lapso siguiente (destino de la predicción). Hacer clic en 'Generar Oferta Predicha'. El algoritmo inserta en el lapso siguiente las materias con alto índice de reprobación y las materias del semestre siguiente de los alumnos próximos a avanzar.
- 8Revisar la oferta generada automáticamente en el lapso siguiente, ajustar cupos, profesores y horarios según la disponibilidad real de la institución, y confirmar antes de abrir inscripciones.
- 9Verificar que el lapso activo en Configuración Académica coincida con el lapso de la oferta configurada antes de abrir el período de inscripciones para los estudiantes.
- Separación clara entre el plan de estudios permanente (Estructura Académica) y la oferta operativa de cada período — permite planificar lapsos futuros sin afectar el pensum histórico.
- El algoritmo predictivo reduce drásticamente el tiempo de configuración al inicio de cada lapso: en lugar de construir la oferta desde cero, el administrador solo revisa y ajusta la propuesta generada.
- El control de cupos por materia impide inscripciones que excedan la capacidad docente, eliminando secciones sobrepobladas sin control manual.
- Los estudiantes solo ven materias realmente habilitadas para su turno y modalidad, eliminando inscripciones en secciones inexistentes o sin profesor asignado.
- Si no hay oferta configurada para el lapso activo, el módulo de Inscripción hace fallback mostrando todas las materias del pensum (retrocompatibilidad) con un aviso al administrador.
Configuración Académica
Módulo de parametrización del núcleo académico institucional. Controla los parámetros fundamentales que afectan a todos los demás módulos del sistema: la escala de calificaciones (0-20 con aprobatoria en 10), el máximo de UC por lapso, la URL de Moodle, el lapso activo para inscripciones, y los parámetros financieros de crédito (porcentaje de cuota inicial, número de cuotas y días entre cuotas). El lapso activo es especialmente crítico: determina qué período se usa en el módulo de Inscripción y qué oferta académica es visible para los estudiantes. Exclusivo para los roles Administrador y Sistemas.
Paso a Paso
- 1Acceder a 'Configuración Académica' desde el menú lateral. El sistema verifica automáticamente que las columnas necesarias existan y las crea si faltan (auto-migración idempotente).
- 2En el campo Lapso Activo, seleccionar el lapso académico que estará vigente para el proceso de inscripción. Este es el parámetro más crítico: determina qué oferta académica ven los estudiantes al inscribir. Actualizarlo al inicio de cada período lectivo.
- 3Revisar y ajustar el máximo de UC por lapso (por defecto: 48). Es el tope que el módulo de Inscripción usa para bloquear selecciones que excedan la carga permitida.
- 4Configurar o actualizar la URL de integración con Moodle. Esta URL aparece como enlace de acceso rápido en el menú de todos los roles y en la página de Aula Virtual.
- 5Verificar la escala de calificaciones: Nota Mínima (0), Nota Máxima (20) y Nota Aprobatoria (10). El sistema valida que la aprobatoria esté dentro del rango antes de guardar.
- 6Configurar los parámetros de pago a crédito: Porcentaje de Cuota Inicial (por defecto 30% del total), Número de Cuotas (por defecto 3 cuotas mensuales) y Días entre Cuotas (por defecto 30 días). Estos valores se usan al generar el plan de pago cuando un estudiante inscribe con modalidad Crédito.
- 7Guardar los cambios. El sistema muestra confirmación o describe el error de validación si algún valor es incorrecto.
- 8Para gestionar la estructura de Facultades, Carreras y Materias (plan de estudios permanente), navegar a 'Estructura Académica' (Gestión Académica). Para los Lapsos Académicos, acceder a 'Parametrización Académica' (rol Sistemas).
- El lapso activo centralizado garantiza que Inscripción y Oferta Académica siempre apunten al mismo período — un único cambio aquí actualiza todo el flujo de inscripción.
- Los parámetros de crédito configurables (cuota inicial, número y periodicidad de cuotas) permiten adaptar el plan de pagos a la política financiera de cada lapso sin tocar código.
- La escala de calificaciones es configurable, lo que permite adaptar UdeWeb Pro a instituciones con escalas diferentes a 0-20 sin modificar código fuente.
- La URL de Moodle centralizada significa que un cambio de servidor LMS solo requiere actualizar este campo — todos los enlaces del sistema se actualizan automáticamente.
- El sistema de auto-migración garantiza que todos los campos de configuración existan en la base de datos, permitiendo actualizaciones sin scripts SQL manuales.
Reportes Académicos PDF
Suite completa de 10 tipos de documentos académicos oficiales generados con FPDF sobre membrete institucional. El Administrador puede generar reportes para cualquier estudiante del sistema, seleccionando el alumno por cédula, nombre o apellido, y filtrando por lapso académico cuando aplica. Los reportes se generan en tiempo real directamente desde la base de datos y se descargan como PDF listos para imprimir o enviar digitalmente con validez oficial.
Paso a Paso
- 1Acceder a 'Reportes Globales' desde el menú lateral. En la parte superior aparece el panel de búsqueda de estudiante.
- 2Escribir en el campo de búsqueda la cédula, nombre o apellido del estudiante objetivo. El sistema mostrará hasta 20 coincidencias en tiempo real. Hacer clic en el estudiante correcto para seleccionarlo.
- 3Si el reporte requiere un lapso específico (por ejemplo, Constancia de Notas por lapso), seleccionar el lapso en el selector desplegable que aparece junto a la búsqueda.
- 4Desplazarse a la sección de Reportes Académicos y localizar el tipo de documento requerido. Hacer clic en el botón azul 'PDF' para generar y descargar el documento.
- 5Los 10 tipos de reportes académicos disponibles son: (1) Constancia de Estudios, (2) Constancia de Notas por Lapso, (3) Historial Académico Completo, (4) Solvencia Administrativa, (5) Estado de Cuenta del Estudiante, (6) Avance o Progreso Académico, (7) Lista de Clase por Materia, (8) Constancia de Culminación de Estudios, (9) Carta de Pasantías, y (10) Presupuesto de Matrícula.
- 6Para documentos que requieren firma digital o sello, imprimir el PDF generado y aplicar la firma manuscrita o el sello físico institucional antes de entregar al estudiante.
- 7Adicionalmente, el Administrador puede acceder a los Reportes Financieros PDF desde la sección financiera: Reporte de Ingresos por Período, Reporte de Morosidad, y Balance Financiero formal.
- 8Para exportaciones masivas en formato Excel/CSV (listados de todos los estudiantes, reportes operativos), usar los botones verde 'Excel' en las secciones operativas y financieras del mismo módulo.
- La generación en tiempo real desde la base de datos garantiza que los documentos siempre reflejen el estado actual del expediente del estudiante, sin versiones desactualizadas en caché.
- El membrete institucional con FPDF produce documentos con apariencia profesional uniforme, coherente con la imagen corporativa de la universidad.
- El Administrador puede generar reportes para cualquier estudiante sin restricciones, a diferencia del rol Estudiante que solo puede generar sus propios documentos previo pago por el sistema de aranceles.
- La función de búsqueda por cédula, nombre o apellido con resultado inmediato elimina la necesidad de conocer el ID interno del estudiante, agilizando la atención en ventanilla.
- La disponibilidad de exportación Excel permite al equipo administrativo realizar análisis cruzados en hojas de cálculo cuando los reportes predefinidos no cubren una necesidad específica de análisis.
Log de Transacciones
Registro inmutable y completo de todas las acciones realizadas en UdeWeb Pro por todos los usuarios del sistema. Cada entrada incluye: actor responsable, tipo de acción, entidad afectada, estado anterior y posterior del registro (para auditoría de cambios), y marca de tiempo exacta. El Administrador puede filtrar, paginar y exportar CSV este log para investigaciones internas, auditorías externas o cumplimiento regulatorio.
Paso a Paso
- 1Acceder a 'Log de Transacciones' desde el menú lateral. El sistema carga los últimos 30 registros paginados por defecto.
- 2Usar el campo de búsqueda de texto libre para filtrar por nombre del actor, tipo de acción, o entidad afectada. El sistema busca simultáneamente en nombre, apellido, acción y entidad.
- 3Aplicar filtro de rango de fechas usando los campos 'Desde' y 'Hasta' para acotar la investigación a un período específico.
- 4Usar el filtro por tipo de acción (INSERT, UPDATE, DELETE, LOGIN, VALIDAR_PAGO, etc.) para aislar un tipo específico de operación.
- 5Usar el filtro por entidad (usuarios, pagos, notas, deudas, etc.) para ver solo los cambios en una tabla o módulo específico.
- 6Para cada registro, revisar las columnas 'Antes' y 'Después' que muestran el estado del dato antes y después de la modificación. Esto es especialmente crítico para auditorías de notas modificadas.
- 7Hacer clic en el botón 'Exportar CSV' para descargar el log completo con los filtros activos en formato compatible con Excel. El archivo incluye BOM UTF-8 para correcta visualización de caracteres especiales en español.
- 8Paginar los resultados usando los controles de paginación (30 registros por página) para navegar historial extenso sin degradar el rendimiento.
- 9Para investigar una modificación de nota específica, filtrar por entidad 'notas' y por el nombre del empleado sospechoso. Las modificaciones de notas requieren contraseña de administrador, por lo que toda entrada en el log de esta entidad representa una acción deliberada y autenticada.
- El log captura el estado anterior y posterior de cada cambio, lo que permite no solo saber que algo cambió, sino reconstruir exactamente qué dato tenía el registro antes de la modificación.
- La trazabilidad completa de validaciones de pagos permite responder cualquier disputa de un estudiante sobre el estado de su pago, identificando quién validó, cuándo, y desde qué usuario.
- La exportación CSV con filtros activos permite al Administrador preparar evidencia documental para auditorías externas o procesos disciplinarios sin exponer todo el historial del sistema.
- El filtro por tipo de entidad permite aislar los cambios en notas —que requieren contraseña de administrador— y verificar que ningún empleado esté realizando modificaciones no autorizadas.
- La paginación de 30 registros mantiene tiempos de respuesta rápidos incluso en bases de datos con miles de entradas de log acumuladas a lo largo de múltiples lapsos académicos.
Rol: Sistemas
Manual de Usuario · Perfil de Superusuario y Guardián del Sistema
Ajustes Globales del Sistema (Parametrización Maestra)
Este es el panel más sensible de toda la plataforma. Accesible únicamente desde el bloque DESARROLLADOR del menú lateral (resaltado en naranja), permite configurar los parámetros que afectan el comportamiento financiero y visual de toda UdeWeb Pro. Cualquier cambio aquí se propaga instantáneamente a todos los usuarios activos en el sistema.
Paso a Paso
- 1Acceder a Ajustes Globales desde el menú lateral en el bloque 'DESARROLLADOR' (ícono de engranaje en naranja). Este enlace solo es visible para el perfil SISTEMAS.
- 2En la sección 'Comisión y Estructura', configurar el campo 'Porcentaje de Gestión Digital (%)'. Este valor (por ejemplo, 2.50) se suma automáticamente como fee de plataforma a las deudas generadas para los estudiantes. Representa la comisión del servicio tecnológico.
- 3Activar o desactivar el 'Modo Doble Cuenta' mediante el interruptor deslizante. Cuando está activo, el sistema muestra al estudiante dos destinos de transferencia distintos: uno para el pago académico a la institución y otro para el fee de soporte técnico.
- 4En la sección 'Cuentas de Recaudación', ingresar los datos bancarios completos en el campo 'Datos Bancarios del Cliente (Institución)' — este texto se imprime en las instrucciones de pago que ve el estudiante. En el campo 'Datos de Tu Comisión (Pago Móvil / Soporte)' ingresar la cuenta para el cobro del fee de plataforma, que solo aparece si el Modo Doble Cuenta está activo.
- 5En la sección 'Divisas y Personalización', activar 'Multimoneda' si la institución acepta pagos tanto en USD como en Bolívares. Definir la 'Tasa de Cambio Oficial' vigente para la conversión automática.
- 6Personalizar el nombre de la aplicación (campo 'Nombre de la Aplicación') y el color de marca institucional (selector de color 'Color de Marca'). Estos valores aparecen en encabezados y reportes PDF.
- 7Presionar 'Guardar Cambios de Configuración'. El sistema actualizará el registro único (id=1) de la tabla config_sistema y los cambios tendrán efecto inmediato en toda la plataforma.
- Control centralizado de la comisión de plataforma sin modificar código fuente.
- El Modo Doble Cuenta elimina confusiones de pago al separar claramente el destino institucional del fee de soporte.
- La personalización del nombre y color permite adaptar UdeWeb Pro a la identidad visual de cada institución sin redeploy.
- La tasa de cambio actualizable en tiempo real evita inconsistencias en la conversión USD/BS.
Parametrización Académica
Módulo exclusivo del perfil SISTEMAS que gestiona las entidades fundacionales del calendario académico: lapsos académicos, días de la semana, turnos y bloques horarios. Estas tablas alimentan los filtros de Cargar Notas, los horarios de inscripción y los reportes. El acceso está bloqueado a nivel de código para cualquier otro rol — incluso el Administrador no puede ingresar.
Paso a Paso
- 1Acceder desde el menú lateral en el bloque 'CONTROL ESTRATÉGICO', en el enlace 'Parametrización Académica' (resaltado con borde naranja). La función academico_requiere_parametrizacion() verifica en servidor que el rol sea exactamente 'sistemas'; de lo contrario redirige a la página principal.
- 2Usar las pestañas superiores para navegar entre las cuatro entidades: Lapsos Académicos, Días de la Semana, Turnos y Bloques Horarios.
- 3En la pestaña 'Lapsos Académicos', crear cada período lectivo con su nombre (ej. '2026-I'), su código único (ej. '2026-I') y su número de orden para la secuencia cronológica. Este código es la clave única que evita duplicados en la tabla lapsos_academicos.
- 4En la pestaña 'Días de la Semana', verificar que los seis días hábiles (Lunes=1 a Sábado=6) estén activos. El sistema inserta estos datos semilla automáticamente en el primer arranque.
- 5En la pestaña 'Turnos', gestionar los tres turnos institucionales (Mañana, Tarde, Noche). Agregar nuevos turnos si la institución tiene modalidades especiales.
- 6En la pestaña 'Bloques Horarios', definir cada franja con nombre, hora de inicio y hora de fin (formato HH:MM). Los bloques predefinidos van de 07:00 a 16:00 en franjas de 90 minutos.
- 7Para editar un registro existente, hacer clic en el ícono de lápiz en la tabla. El formulario se pre-carga con los datos actuales. Para desactivar (borrado lógico), usar el ícono de papelera — el registro no se elimina físicamente, solo se marca con estatus=0.
- Control total sobre la estructura temporal del calendario sin depender de developers externos.
- El borrado lógico (estatus=0) protege la integridad histórica — las notas y pagos vinculados a un lapso antiguo no se pierden aunque ese lapso se desactive.
- Los datos semilla automáticos garantizan que el sistema funcione desde el primer arranque sin configuración manual de días y turnos básicos.
- El código único de lapso previene duplicados que romperían los filtros de Cargar Notas.
Migración Automática de Esquema (costos_asegurar_esquema)
UdeWeb Pro implementa un sistema de migración automática de base de datos que se ejecuta en cada carga de página relevante. Las funciones costos_asegurar_esquema() y academico_asegurar_esquema() crean tablas, añaden columnas faltantes y establecen claves foráneas de forma idempotente — es decir, pueden ejecutarse cien veces sin efectos secundarios. Como responsable de SISTEMAS, debes entender este mecanismo para diagnosticar y mantener el sistema.
Paso a Paso
- 1Comprender que la migración es automática: al cargar balance_financiero.php, gestion_notas.php o parametrizacion_academica.php, la función correspondiente se invoca y revisa la estructura de la base de datos.
- 2La función costos_asegurar_esquema() garantiza la existencia de las tablas: tarifas_carrera, costos_fijos, costos_variables; agrega columnas nuevas (lapso_id, tarifa_id en deudas; fecha_validacion, validado_por en pagos) y crea la vista v_ingresos_reales que consolida pagos validados con datos de carrera, facultad y lapso.
- 3La función academico_asegurar_esquema() crea las tablas lapsos_academicos, dias_semana, turnos, bloques_horarios, calificaciones y prelaciones; añade columnas a carreras y materias; e inserta datos semilla de días, turnos y bloques por defecto.
- 4Si se detecta un error de columna o tabla faltante en producción, verificar que la página correspondiente haya sido cargada al menos una vez con el perfil SISTEMAS activo. En casos extremos, ejecutar manualmente la función desde un script PHP de diagnóstico.
- 5Para actualizar el esquema manualmente en el servidor, conectar a MariaDB desde XAMPP Shell: mysql -u root eduweb y verificar la existencia de las tablas con SHOW TABLES; y DESCRIBE nombre_tabla;
- 6Ante errores de FK (clave foránea duplicada), la función _costos_fk() consulta information_schema.TABLE_CONSTRAINTS antes de intentar crear la restricción, evitando errores. Si persisten, revisar si existen datos huérfanos con: SELECT * FROM deudas WHERE lapso_id NOT IN (SELECT id FROM lapsos_academicos);
- Cero intervención manual para actualizaciones de esquema — el sistema se actualiza a sí mismo.
- Despliegues sin downtime: agregar una columna nueva al código y la función la crea en producción en la primera carga.
- La bandera estática ($listo = false) asegura que la migración corra máximo una vez por request, sin impacto en rendimiento.
- Datos semilla automáticos evitan que la institución quede con tablas vacías críticas después de una instalación limpia.
Dashboard Estratégico y Balance Financiero (Vista Superusuario)
El perfil SISTEMAS tiene acceso irrestricto al Dashboard Estratégico y al Balance Financiero, los dos módulos de inteligencia de negocio de más alto nivel. El Dashboard Estratégico consolida KPIs operativos, alertas, actividad reciente y gráfico de distribución por carrera. El Balance Financiero presenta el P&L (ganancias y pérdidas) con diseño glassmorphism en bento grid, desglosando ingresos reales validados, costos fijos mensuales/anuales y costos variables puntuales.
Paso a Paso
- 1Acceder al Dashboard Estratégico desde el menú en el bloque 'CONTROL ESTRATÉGICO'. El sistema verifica el rol con check_access(['sistemas', 'administrador', 'supervisor']).
- 2Usar las pestañas del dashboard para alternar entre la vista Operativa (matrículas, estudiantes activos, pagos pendientes) y la vista Estratégica (tendencias, distribución por carrera con Chart.js, indicadores de morosidad).
- 3Acceder al Balance Financiero desde el mismo bloque del menú. Seleccionar el período de análisis con el selector: Mes Actual, Año en Curso o Total Histórico.
- 4En el Balance, revisar los KPI del bento grid glassmorphism: Ingresos Totales (pagos con estatus VALIDADO), Costos Fijos (equivalente mensual/anual de salarios y servicios recurrentes), Costos Variables (gastos puntuales del período) y Beneficio Neto con su porcentaje de margen.
- 5Agregar nuevos costos fijos (salarios, licencias, servicios recurrentes) desde el formulario en la pestaña 'Costos Fijos'. Definir periodicidad (MENSUAL, TRIMESTRAL, SEMESTRAL, ANUAL) — el sistema normaliza automáticamente al equivalente mensual para comparación.
- 6Registrar gastos puntuales (mantenimiento, eventos, compras de equipo) en la pestaña 'Costos Variables' con fecha de gasto para que queden correctamente agrupados en el período correspondiente.
- 7Usar el botón de toggle (activar/desactivar) en costos fijos para simular escenarios financieros sin eliminar registros históricos.
- Vista unificada de salud financiera sin necesidad de exportar a hojas de cálculo externas.
- El cálculo de beneficio neto usa la vista v_ingresos_reales que cruza pagos con deudas, carreras y lapsos — máxima precisión contable.
- Los costos fijos con periodicidad variable se normalizan automáticamente para comparaciones coherentes mes a mes.
- El bento grid glassmorphism permite una lectura ejecutiva de los KPIs en segundos, ideal para presentaciones a la dirección.
Configuración Académica del Sistema
Módulo compartido entre SISTEMAS y ADMINISTRADOR que define los parámetros académicos globales: la escala de calificaciones institucional (0-20), la nota aprobatoria (por defecto 10), el máximo de Unidades de Crédito inscribibles por período y la URL de la plataforma Moodle integrada. Estos valores impactan directamente en la ficha de notas, el módulo de avance académico y el enlace de acceso a Moodle.
Paso a Paso
- 1Acceder desde el menú en el bloque 'SISTEMA', enlace 'Configuración Académica'. El acceso está restringido a ['administrador', 'sistemas'].
- 2En la sección 'Escala de Calificaciones', verificar que la Nota Mínima sea 0, la Nota Máxima sea 20 y la Nota Mínima Aprobatoria sea 10, conforme a la normativa de la institución venezolana. El sistema valida que nota_aprobatoria esté dentro del rango [nota_minima, nota_maxima] antes de guardar.
- 3En la sección 'Límites de Inscripción', definir el máximo de UC por período (por defecto 48). Este límite se usa en el módulo de inscripción para bloquear matrículas que excedan el tope.
- 4En la sección 'Integración con Moodle', ingresar la URL completa de la instancia Moodle de la institución (ej. https://moodle.universidad.edu.ve). Dejar vacío para desactivar el acceso al enlace de Moodle en el menú del estudiante.
- 5Presionar 'Guardar Configuración'. El sistema actualiza el registro id=1 de la tabla configuracion_sistema. Si alguna columna necesaria no existe, el sistema la crea automáticamente mediante ALTER TABLE antes de procesar el formulario.
- La nota aprobatoria configurable permite adaptarse a normativas cambiantes sin modificar código.
- La validación de rango en servidor previene configuraciones inconsistentes que romperían la visualización de estatus (APROBADO/REPROBADO) en las fichas académicas.
- La URL de Moodle se puede cambiar por período académico si la institución migra de servidor.
- El límite de UC es global y se aplica automáticamente a todos los estudiantes sin excepciones por carrera.
Central de WhatsApp
Módulo de configuración de la integración con la API de mensajería UltraMsg, que permite a UdeWeb Pro enviar notificaciones automáticas a estudiantes (recordatorios de pago, confirmaciones de validación, eventos del calendario). El enlace de acceso aparece en el menú lateral con opacidad reducida, ubicado cerca del botón de salida, accesible para SISTEMAS y ADMINISTRADOR.
Paso a Paso
- 1Crear una cuenta en ultramsg.com y vincular un número de WhatsApp escaneando el código QR en el panel de UltraMsg. Asegurarse de que el dispositivo con ese número tenga conexión a internet permanente.
- 2Copiar el Instance ID (identificador de la instancia) y el Token de Acceso desde el panel de UltraMsg.
- 3Acceder a 'Central WhatsApp' desde el menú lateral (enlace con ícono de móvil, cerca del botón Salir).
- 4Pegar el Instance ID en el campo correspondiente y el Token en el campo de contraseña. Presionar 'Guardar Cambios'.
- 5El sistema actualiza los campos whatsapp_instance y whatsapp_token en configuracion_sistema id=1. Desde ese momento, los módulos de recordatorios (whatsapp_recordatorios.php) y envío de eventos (whatsapp_enviar_evento.php) usarán estas credenciales.
- 6Para verificar la integración, generar un recordatorio desde el módulo de Reportes Pendientes o el Calendario y confirmar que el mensaje llega al número de prueba.
- Comunicación directa con estudiantes sin depender de email institucional, más efectiva en el contexto venezolano donde WhatsApp es el canal de comunicación principal.
- Las credenciales se almacenan en base de datos y son actualizables sin tocar código fuente.
- La arquitectura de cuentas UltraMsg permite múltiples instancias si la institución tiene varios departamentos.
- El token es de tipo password en el formulario, protegiéndolo de visualización accidental durante la configuración.
Log de Transacciones y Auditoría Completa
El perfil SISTEMAS tiene acceso sin restricciones al Log de Transacciones (tabla auditoria_acciones) y a la Auditoría por Usuario. Estos módulos registran cada acción crítica del sistema: logins, creaciones, modificaciones y borrados, con snapshot de estado antes y después de cada cambio. El Log de Transacciones es accesible solo para SISTEMAS y ADMINISTRADOR. La Auditoría por Usuario es accesible también para SUPERVISOR.
Paso a Paso
- 1Acceder al 'Log de Transacciones' desde el menú, bloque 'SISTEMA'. El sistema verifica que el rol tenga permiso 'transacciones' mediante la función puede('transacciones', $rol), que solo autoriza 'sistemas' y 'administrador'.
- 2En el log, usar el campo de búsqueda (filtro por nombre, apellido, acción o entidad) para localizar eventos específicos. Los registros muestran: actor, acción (LOGIN/CREAR/MODIFICAR/BORRAR), entidad afectada, ID del registro, estado antes y estado después, y timestamp.
- 3Exportar el log completo a CSV haciendo clic en el botón de exportación. El archivo incluye BOM UTF-8 para compatibilidad con Excel en Windows.
- 4Para auditar acciones de un usuario específico, acceder a 'Auditoría de Usuarios' y buscar por ID o cédula. Se puede ver el historial completo de acciones de cualquier cuenta del sistema.
- 5Las modificaciones de notas tienen un nivel adicional de protección: requieren contraseña de administrador para ejecutarse, y cada modificación queda registrada con el valor original y el nuevo valor. Verificar estas entradas buscando acción='MODIFICAR' y entidad='calificaciones' en el log.
- 6Para diagnóstico de incidentes, cruzar el timestamp del log con los registros de acceso del servidor XAMPP en /Applications/XAMPP/xamppfiles/logs/access_log para correlación completa.
- Trazabilidad completa e inmutable de todas las acciones críticas — esencial para auditorías académicas y regulatorias.
- El snapshot antes/después en modificaciones de notas protege a la institución ante disputas estudiantiles.
- La exportación CSV permite integrar el log con herramientas externas de análisis (Excel, Power BI).
- La búsqueda por múltiples campos permite localizar incidentes en segundos incluso en logs con miles de registros.
Temas Visuales y Experiencia de Usuario
UdeWeb Pro soporta múltiples temas visuales (claro y oscuro) que el usuario puede cambiar desde su configuración personal. El tema activo se almacena en sesión ($_SESSION['tema']) y se aplica en cada carga de página mediante la clase CSS body.tema-claro / body.tema-oscuro. Como administrador SISTEMAS, gestionar el tema por defecto del sistema y verificar la consistencia visual en ambos modos forma parte del mantenimiento rutinario.
Paso a Paso
- 1Acceder a 'Configuración' (ícono de engranaje, bloque general del menú) para cambiar el tema personal entre claro y oscuro.
- 2Para establecer el tema por defecto del sistema para nuevos usuarios, modificar el valor inicial en includes/header.php en la línea: $tema_sistema = $_SESSION['tema'] ?? 'claro'; Cambiar 'claro' por 'oscuro' si la institución prefiere la interfaz oscura como estándar.
- 3Verificar que todos los módulos críticos (Balance Financiero, Parametrización Académica, Dashboard Estratégico) renderizen correctamente en ambos temas. Los selectores CSS var(--bg-card), var(--text-main), var(--border-color) son las variables de tema que deben estar definidas en style.css para ambos modos.
- 4Al agregar páginas nuevas al sistema, asegurarse de incluir la clase body class='tema-<?= $tema_sistema ?>' en el tag body para que hereden el tema activo.
- 5El color de marca configurado en Ajustes Globales (color_principal) se aplica como acento en componentes seleccionados. Verificar contraste accesible (ratio mínimo 4.5:1) al elegir colores institucionales.
- El tema oscuro reduce la fatiga visual en personal administrativo que trabaja largas jornadas frente al sistema.
- La implementación por variable CSS permite cambios de tema instantáneos sin recargas de página.
- El almacenamiento en sesión garantiza persistencia del tema elegido durante toda la sesión de trabajo.
- La separación entre color de marca (ajustable) y variables de tema (fijas por modo) previene inconsistencias visuales.
Mantenimiento del Sistema y Buenas Prácticas
Como guardián técnico de UdeWeb Pro, el perfil SISTEMAS es responsable del mantenimiento preventivo, los respaldos de base de datos, la gestión de sesiones y la supervisión del servidor XAMPP/MariaDB en macOS. Esta sección describe las tareas de mantenimiento rutinario recomendadas.
Paso a Paso
- 1Respaldar la base de datos semanalmente usando mysqldump desde la terminal de macOS: /Applications/XAMPP/xamppfiles/bin/mysqldump -u root eduweb > backup_eduweb_$(date +%Y%m%d).sql. Almacenar los backups en una ubicación externa al servidor (nube o disco externo).
- 2Verificar el estado de XAMPP periódicamente accediendo a http://localhost/dashboard. Los servicios Apache y MySQL deben estar en verde. Si MySQL no inicia, revisar los logs en /Applications/XAMPP/xamppfiles/logs/mysql_error.log.
- 3Revisar el tamaño de la carpeta de documentos subidos por estudiantes en /Applications/XAMPP/xamppfiles/htdocs/eduweb/documentos/. Comprobantes de pago y documentos académicos se acumulan con el tiempo. Establecer una política de retención (por ejemplo, archivar comprobantes de lapsos anteriores a 2 años).
- 4Limpiar sesiones PHP expiradas regularmente. En macOS con XAMPP, las sesiones se almacenan en /tmp. Verificar con: find /tmp -name 'sess_*' | wc -l. Si supera varios miles, ejecutar: find /tmp -name 'sess_*' -mtime +7 -delete para eliminar sesiones con más de 7 días.
- 5Después de actualizar UdeWeb Pro (nuevas funcionalidades), cargar cada módulo principal una vez con el perfil SISTEMAS para activar las migraciones automáticas de esquema. Esto garantiza que las tablas y columnas nuevas se creen en producción.
- 6Monitorear la tabla auditoria_acciones mensualmente. Si supera 100,000 registros, considerar archivar registros anteriores a 12 meses en una tabla auditoria_acciones_historico para mantener el rendimiento de las búsquedas.
- 7Ante cualquier reporte de error de estudiante o empleado, solicitar el timestamp aproximado del incidente y buscarlo en el Log de Transacciones para diagnóstico preciso antes de intentar reproducir el error.
- La migración automática de esquema elimina la necesidad de scripts de actualización manuales en la mayoría de los casos.
- XAMPP en macOS ofrece logs detallados de Apache y MySQL que aceleran el diagnóstico de errores de servidor.
- La arquitectura de una sola tabla de configuración (config_sistema id=1) simplifica enormemente los backups — toda la configuración del sistema está en un único registro.
- La separación entre tablas de operación y tablas de auditoría permite limpiar datos históricos sin afectar la operación actual del sistema.
Soporte y Contacto
Si tienes dudas sobre el uso del sistema, encuentras un error o necesitas capacitación adicional, comunícate con el equipo de soporte técnico de tu institución a través de los canales disponibles.
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